Organizando la movilidad.

Se prepara un dossier para cada alumno con la documentación que necesitan.

Contenido del dossier: En verde los enlaces a los documentos ejemplo

Instrucciones precisas de lo que tienen que hacer con cada documento cuando lleguen a la empresa, no es suficiente con explicárselo, es mejor que lo lleven por escrito.

Aceptación de la Beca: Es un documento interno del Centro, donde el alumno se compromete a aceptar las obligaciones de la beca y en concreto a no abandonar.

Convenio: Como todos los años cambian algo, es necesario utilizar el último publicado. Lo firman el Director del centro y el alumno, antes de la movilidad, se hacen dos originales, uno para el cetro y el otro para el alumno.

Programación de las Prácticas: Igual, descargar el último publicado, se necesitan tres copias, para el centro, para el alumno y para la empresa, salvo la del alumno, las demás no necesitan firmas originales, yo le doy dos copias al alumno con las firmas del centro y la suya, para que al llegar a la empresa las firme el empresario, la escanee y me la envíe, solamente la hoja de firmas, a mi copia le adjunto la hoja de firmas que me envía, impresa en color.

Documento de Incorporación: Lo debe realizar la empresa, pero para facilitárselo, lo lleva el alumno para que la empresa solo firme y me lo tienen que enviar escaneado una vez que se incorporan, no está mal como comprobante de la incorporación y para justificar el ingreso del 80 %. Al final de las prácticas me traen el original para dejarlo en el expediente.

Anexos 0, I de FCT: si no se han podido realizar con antelación para que el alumno los lleve firmados por la Inspección, que es lo normal por las premuras de tiempo, los lleva el alumno sin firmar, una vez firmado por la empresa, los escanean y me los envían, yo los imprimo en color y los firmamos en el instituto poniéndolos el sello y convirtiéndolos en originales y los mandamos a la Inspección, una vez firmados por la misma, vía e-mail, les envío una copia a la empresa.

Anexo II de FCT: Según las últimas circulares, este anexo no es necesario si en la programación de las prácticas se incluye una cuarta casilla para el visto bueno y firma de la Inspección. Cómo esta cuarta firma no es necesaria para el empresario ni para el expediente Erasmus, nosotros lo hemos resuelto haciendo una cuarta copia de la programación de las Prácticas, añadiendo el espacio para el VºBº de Inspección, esta copia también la lleva el alumno pero sin fiirmas, cuando la firma la empresa y el propio alumno, me la envía escaneada, la imprimo en color y la firmamos y le ponemos el sello, es la que enviamos a la UPE junto con el anexo I (y el cero si es una nueva empresa). Cuando nos la devuelven con el VºBº y los otros anexos la dejamos archivada en el expediente de la FCT del alumno. Documento-Ejemplo.

Anexo V de FCT: lo lleva el alumno y lo tiene que escanear y enviármelo cada 15 días para que yo o el tutor de FCT le revise el trabajo que está haciendo. Al final de las prácticas tiene que traer los originales.

Antes de terminar la Movilidad:

Anexos III y IV de FCT: Tampoco son necesarios, se sustituyen poniendo ACTO en el certificado de la empresa.

Certificado de empresa: En realidad lo tiene que hacer la empresa, pero para facilitárselo, lo realizo yo con los datos que me dan sobre las tareas realizadas, y lo envío para que solo tengan que firmar y ponerles el sello, suelo cumplimentar dos originales en el idioma del país de destino y dos en Español, un original de cada idioma para el alumno y otro para el centro, es uno de los documentos importantes que hay que guardar junto con el convenio y la programación de las prácticas en el expediente del alumno Erasmus. Y que nos pedirán si “sufrimos” una auditoría.

Justificación de los presupuestos:

A los Centros nos llegan dos tipos de presupuestos, el destinado a los alumnos o profesores para cubrirles los gastos de la movilidad, que se justifican con los ingresos en sus cuentas. El Secretario tiene que guardar los resguardos de las transferencias, no se les puede pagar de otra forma.

Y el destinado a la Organización de las Movilidades, actualmente 350 Euros/movilidad, se justifican guardando el Certificado de Empresa, se supone que si la movilidad se ha realizado, se ha justificado lo gastado en su organización. Desde el punto de Erasmus es suficiente, pero como es un dinero que entra en el instituto, se tiene que justificar su salida, por ejemplo, ante una Auditoría de Hacienda, por lo tanto es necesario guardar todos los recibos, dietas, etc que justifiquen los gastos.

Otros documentos interesantes:

Recibí alumno, lo realizo para que quede constancia de que le he entregado el certificado que le hizo la empresa.

Certificado al tutor de la empresa, es una forma de agradecerle su labor, no se lo hago a todos aunque estoy pensando estandarizarlo.